Bí quyết trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhất

Nhận được thư mời phỏng vấn là một tin mừng với mỗi ứng viên. Tuy nhiên, đừng vì mải mê với niềm vui này mà quên mất nhanh chóng gửi phản hồi. Hành động nhỏ này cũng có thể tạo ra những ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho nhà tuyển dụng. Cùng mình khám phá những bí quyết trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhất.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Sau khi bạn hoàn tất gửi CV ứng tuyển, các công ty sẽ tiếp nhận và tiến hành đánh giá, sàng lọc. Nếu bạn thành công “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng, bạn sẽ nhận được phản hồi từ phía họ. Tùy theo quy trình tuyển dụng của các công ty mà bạn có thể sẽ chỉ nhận được thư mời phỏng vấn hoặc nhận được cuộc gọi từ tuyển dụng trước rồi mới đến thư mời. Trong trường hợp nào thì bạn cũng cần trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo thiện cảm tốt đẹp trước buổi phỏng vấn.

Trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

 Xem thêm: CV là gì? Làm cách nào để viết CV thu hút nhà tuyển dụng?

Lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn

Thời gian thích hợp để phản hồi

Trả lời thư mời phỏng vấn ngay sau khi bạn nhận được thư mời hay cuộc gọi là phương án tốt nhất. Sự phản hồi nhanh chóng của bạn sẽ thể hiện thái độ trân trọng với cơ hội việc làm này. Trong trường hợp bạn đang có việc bận hoặc chưa thể có câu trả lời luôn thì đừng quên ghi chú lại và làm ngay khi có thể. Tuy nhiên, tránh thư hồi âm vào khoảng thời gian ngoài giờ hành chính hay các ngày cuối tuần. Đặc biệt, bạn hãy luôn nhớ check mail thường xuyên sau khi gửi CV ứng tuyển. Đã có rất nhiều ứng viên vì không check mail mà bỏ lỡ cơ hội phỏng vấn một cách đáng tiếc.

Chú ý kiểm tra chính tả

Dù đây chỉ là một đoạn email ngắn, nhưng bạn cũng không thể chủ quan mà không đọc và soát lại trước khi gửi. Bất kỳ một lỗi sai chính tả, một ký hiệu khó hiểu hay một từ viết tắt do thói quen nào cũng sẽ là một điểm trừ lớn. Bạn cũng chỉ cần lựa chọn một phông chữ đơn giản, dễ nhìn cho toàn bộ bức thư. Đây cũng là một cơ sở kiểm tra cách ứng xử của ứng viên qua email nên hãy sử dụng văn phòng nghiêm túc, đúng đắn nhất khi trả lời thư mời phỏng vấn.

Có những trường hợp, nhà tuyển dụng đã viết rõ cách thức để ứng viên phản hồi khả năng tham gia phỏng vấn. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng thư trả lời của mình được gửi đến đúng địa chỉ và nội dung đã thực hiện đúng yêu cầu được đưa ra. Điều này thể hiện tính nề nếp, cẩn thận cũng như sự coi trọng của bạn đối với lời mời từ nhà tuyển dụng. 

Những mục không thể bỏ qua trong nội dung thư hồi âm

Họ và tên rõ ràng trên tiêu đề

Tiêu đề là phần không thể thiếu trong một chiếc email hoàn chỉnh. Hãy đưa đầy đủ tên bạn kèm tên công việc ứng tuyển trên tiêu đề để thuận tiện cho cả hai bên. Bạn nên ghi theo cấu trúc: [Họ và tên] Vị trí ứng tuyển_Xác nhận phỏng vấn. 

Cách viết rõ ràng, mạch lạc này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng biết được bạn là ai. Bởi trong một đợt tuyển dụng, công ty thường tuyển số lượng lớn nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau. Đồng thời, họ sẽ phải sắp xếp rất nhiều các cuộc phỏng vấn ứng viên. Nếu bạn gửi một email không có các thông tin cá nhân trên tiêu đề thì nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian kiểm tra xem bạn là ai. Thậm chí, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ nhầm lẫn đó là thư rác và bỏ qua.

Lời chào và lời cám ơn

Đừng vội vàng đi luôn vào vấn đề chính mà bỏ qua phép lịch sự tối thiểu là thưa gửi và chào hỏi. Bạn nên bắt đầu bằng một lời chào trang trọng và thân thiện khi trả lời thư mời phỏng vấn. Hành động nhỏ này cũng giúp ghi điểm về sự chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng ngay từ những dòng đầu tiên. Tốt nhất là bạn nên thêm họ tên của người đã gửi thư, còn nếu không biết, bạn có thể để tên công ty. 

Ví dụ: Dear Ms. Nguyễn Thị Hoa, Dear chị Mai Hương

Kính gửi Phòng nhân sự công ty ABC

Sau lời chào, bạn sẽ đề cập lý do viết thư một cách trực tiếp và ngắn gọn. Bạn chỉ cần viết là bản thân xác nhận tham gia phỏng vấn kèm thời gian phỏng vấn lựa chọn nếu nhà tuyển dụng yêu cầu. Tất nhiên, bạn cũng không thể bỏ quên phần cám ơn. Bạn có thể viết kèm ở lời chào bên trên. Hoặc nếu viết cuối thư, lời cảm ơn giống như thay cho lời chào tạm biệt. Bạn có thể viết “Xin trân trọng cảm ơn” kèm theo một lời chúc ngày mới tốt lành.

Chữ ký 

Chữ ký cuối email cũng là một phần thông tin hữu ích mà bạn nên thiết lập. Hãy để lại các thông tin liên hệ trong chữ ký để nhà tuyển dụng dễ dàng gọi điện thoại trực tiếp cho bạn nếu có vấn đề phát sinh. Tên trường bạn đang học, số điện thoại, địa chỉ và email là những thông tin cần thiết cần được nêu rõ. 

Hỏi thêm thông tin nếu cần thiết

Các thông tin cơ bản thường được các nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ trong thư mời phỏng vấn. Tên/chức vụ của nhà tuyển dụng; hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay trực tuyến); địa điểm và thời gian phỏng vấn; vị trí ứng tuyển và một số lưu ý đi kèm;... là những thông tin cần được rõ ràng. 

Nếu có bất cứ thông tin bạn chưa nắm chắc, hãy chủ động đặt câu hỏi trong email trả lời thư mời phỏng vấn. Hãy luôn biết chính xác bản thân cần phải làm gì. Điều này sẽ chứng minh bạn là người ứng viên chu đáo và dày dặn kinh nghiệm. Một vài câu hỏi bạn có thể đặt là có cần mang theo hồ sơ, chứng chỉ hay tài liệu gì khác ngoài CV hay không.

 Xem thêm: Cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại

Trường hợp bạn muốn từ chối

Có thể bạn sẽ rơi vào tình huống không thể tham gia buổi phỏng vấn bởi vì một lý do nào đó. Dù từ chối, bạn cũng nên phản hồi thư mời phỏng vấn thay vì im lặng để nhà tuyển dụng biết và điều chỉnh lịch phỏng vấn nếu cần. Việc viết thư hồi âm chính là tránh làm mất lòng nhà tuyển dụng và giữ cho bạn còn cơ hội ứng tuyển lại lần sau vào công ty. Bạn có thể viết theo cấu trúc như thư xác nhận nhưng đổi thành từ chối kèm lời xin lỗi lịch sự.


Viết email xác nhận hay từ chối phỏng vấn đều cần lịch sự

Trả lời thư mời phỏng vấn thông minh và chuyên nghiệp vừa thể hiện được sự cảm kích của bạn với nhà tuyển dụng, vừa giúp tăng khả năng trúng tuyển cho bạn. Chúc bạn luôn thành công nắm bắt được những cơ hội việc làm tốt nhất với những kỹ năng mà mình đã chia sẻ nhé.

 Xem thêm: Cách viết thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn xin việc