Latest topics
Như thế nào là đúng deadline?
Trang 1 trong tổng số 1 trang
Như thế nào là đúng deadline?
Một nhiệm vụ được giao trong quá trình làm việc luôn đi kèm với thời hạn hoàn thành (deadline) và mọi người được yêu cầu cần phải tuân theo thời hạn này để đảm bảo không ảnh hưởng đến diễn tiến chung của một dự án. Vậy tuân theo thời hạn hay còn gọi là đúng deadline là như thế nào, câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng vẫn có rất nhiều người đã không thực hiện đúng. Hãy thử cùng xem xét vấn đề này theo một số khía cạnh dưới đây bạn nhé!
DEADLINE ĐƯỢC GIAO Ở ĐÂU THÌ CHÍNH XÁC?
Thông thường sau một cuộc họp, để thống nhất thời gian mà các bên có thể chuẩn bị cho bước tiếp theo, deadline sẽ được đưa ra cụ thể cho từng người hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, việc chỉ đưa ra thời hạn trong quá trình họp là chưa đủ mà cần được xác nhận cụ thể và rõ ràng thông qua báo cáo cuộc họp (meeting minutes) hoặc qua email đến tất cả người tham dự. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ, ai là người chịu trách nhiệm chính và có thời gian chính xác, ví dụ như trước 12 giờ trưa ngày ... tháng ... năm ... hoặc trước 5 giờ chiều ngày ... tháng ... năm, càng chi tiết càng dễ kiểm soát và quản lý.
VẬY NHƯ THẾ NÀO THÌ ĐƯỢC GỌI LÀ ĐÚNG DEADLINE?
Nhịp sống công sở bận rộn và guồng quay công việc hối hả dễ cuốn bạn vào nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Do đó, rất nhiều người thường hay bị rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy" và kết quả là chỉ kịp gửi báo cáo công việc ngay vào ngày thời hạn được giao nhưng thường muộn hơn giờ quy định. Mặc dù có thể điều này không gây ra ảnh hưởng quá nghiêm trọng nhưngđể lại ấn tượng xấu về cách bạn sắp xếp thời gian cho công việc. Nó dễ khiến người khác nghĩ rằng bạn không thật sự để tâm vào nhiệm vụ được giao và chỉ cố hoàn tất cho xong để xử lý khủng hoảng deadline chứ không dám chắc về chất lượng hoàn thành.Vì vậy, trong các trường hợp quản lý nghiêm khắc, đôi khi deadline còn được in đậm hoặc thêm vào những từ như "sharp" nhằm nhấn mạnh việc bạn cần phải tuân thủ thời hạn không chỉ đúng ngày mà còn phải đúng giờ. Ví dụ như 5pm (sharp) nghĩa là bạn cần hoàn thành muộn nhất vào đúng 5 giờ chiều.
Một rắc rối nghe có vẻ nhỏ mà không hề nhỏ là thời gian trên máy của bạn có thể được thiết lập sớm hoặc chậm hơn của người khác, vì vậy nếu bạn tranh thủ đến tận phút cuối cùng mới gửi báo cáo thì khả năng deadline của bạn vẫnbị chệch đi một chút và bạn chẳng thể đổ lỗi ngớ ngẩn cho cái đồng hồ mình sở hữu.
Do đó, để tránh việc chậm trễ, tốt nhất bạn hãy dành cho mỗi nhiệm vụ được giao một khoảng thời gian dôi ra nhất định, càng sớm hơn deadline càng tốt và điều này cũng giúp bạn ghi điểm nhiều hơn trong công việc của mình.
VẬY LÀM CÁCH NÀO ĐỂ HOÀN THÀNH MỌI THỨ LUÔN ĐÚNG DEADLINE?
Một trong những lý do khiến mọi người luôn bị trễ hơn deadline đó là nhận việc không đúng với khả năng hoàn thành của mình. Đôi khi do áp lực từ cấp trên hoặc từ khách hàng, bạn có xu hướng đưa ra lời hứa mà chưa thật sự xem xét lại quỹ thời gian mình có. Điều này dẫn đến việc khi vào làm thực tế, dù đã hết sức "vắt chân lên cổ" bạn vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn bàn giao hay báo cáo. Chính vì thế, sau đâu là 6 lưu ý nhỏ bạn cần phải nắm khi được giao nhiệm vụ và deadline.
1. Xác định yêu cầu cụ thể
Bạn cần làm rõ xem nỗ lực mình sẽ bỏ ra hoặc những phần mình sẽ liên quan chính xác bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng.
2. Tìm kiếm nguồn hỗ trợ đúng đắn
Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline.
3. Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi
Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đấy đều vẫn có thể xảy đến.Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn.
4. Lên kế hoạch thật chi tiết
Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch tốt bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn về sau bấy nhiêu. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại.
5. Đặt ra yêu cầu tương tự với những người cùng tham gia nhóm dự án
Khi là một mắt xích, tất cả đều cần có bước quay đồng bộ với nhau thì mới đảm bảo được kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cũng cần yêu cầu những người khác tuân thủ theo deadline của họ để không ảnh hưởng ngược lại đến bạn. Nếu đó là quản lý, hãy lưu ý họ cần phê duyệt đúng thời hạn và nhấn mạnh nếu sếp không phản hồi đúng lúc thì công việc của bạn không thể tránh khỏi bị trì trệ; nếu đó là thành viên đồng cấp trong dự án, hãy luôn nhắc nhở họ theo dõi lịch làm việc và báo cáo chung.
6. Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc
Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng việc học cách làm chủ đời sống trực tuyến hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác.
Đúng deadline, tưởng không khó nhưng đôi khi khó không tưởng nếu bạn không thường xuyên tập luyện thói quen và kỷ luật cá nhân. Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc của mình.
Nguồn: CareerBuilder Vietnam
DEADLINE ĐƯỢC GIAO Ở ĐÂU THÌ CHÍNH XÁC?
Thông thường sau một cuộc họp, để thống nhất thời gian mà các bên có thể chuẩn bị cho bước tiếp theo, deadline sẽ được đưa ra cụ thể cho từng người hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, việc chỉ đưa ra thời hạn trong quá trình họp là chưa đủ mà cần được xác nhận cụ thể và rõ ràng thông qua báo cáo cuộc họp (meeting minutes) hoặc qua email đến tất cả người tham dự. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ, ai là người chịu trách nhiệm chính và có thời gian chính xác, ví dụ như trước 12 giờ trưa ngày ... tháng ... năm ... hoặc trước 5 giờ chiều ngày ... tháng ... năm, càng chi tiết càng dễ kiểm soát và quản lý.
VẬY NHƯ THẾ NÀO THÌ ĐƯỢC GỌI LÀ ĐÚNG DEADLINE?
Nhịp sống công sở bận rộn và guồng quay công việc hối hả dễ cuốn bạn vào nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Do đó, rất nhiều người thường hay bị rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy" và kết quả là chỉ kịp gửi báo cáo công việc ngay vào ngày thời hạn được giao nhưng thường muộn hơn giờ quy định. Mặc dù có thể điều này không gây ra ảnh hưởng quá nghiêm trọng nhưngđể lại ấn tượng xấu về cách bạn sắp xếp thời gian cho công việc. Nó dễ khiến người khác nghĩ rằng bạn không thật sự để tâm vào nhiệm vụ được giao và chỉ cố hoàn tất cho xong để xử lý khủng hoảng deadline chứ không dám chắc về chất lượng hoàn thành.Vì vậy, trong các trường hợp quản lý nghiêm khắc, đôi khi deadline còn được in đậm hoặc thêm vào những từ như "sharp" nhằm nhấn mạnh việc bạn cần phải tuân thủ thời hạn không chỉ đúng ngày mà còn phải đúng giờ. Ví dụ như 5pm (sharp) nghĩa là bạn cần hoàn thành muộn nhất vào đúng 5 giờ chiều.
Một rắc rối nghe có vẻ nhỏ mà không hề nhỏ là thời gian trên máy của bạn có thể được thiết lập sớm hoặc chậm hơn của người khác, vì vậy nếu bạn tranh thủ đến tận phút cuối cùng mới gửi báo cáo thì khả năng deadline của bạn vẫnbị chệch đi một chút và bạn chẳng thể đổ lỗi ngớ ngẩn cho cái đồng hồ mình sở hữu.
Do đó, để tránh việc chậm trễ, tốt nhất bạn hãy dành cho mỗi nhiệm vụ được giao một khoảng thời gian dôi ra nhất định, càng sớm hơn deadline càng tốt và điều này cũng giúp bạn ghi điểm nhiều hơn trong công việc của mình.
VẬY LÀM CÁCH NÀO ĐỂ HOÀN THÀNH MỌI THỨ LUÔN ĐÚNG DEADLINE?
Một trong những lý do khiến mọi người luôn bị trễ hơn deadline đó là nhận việc không đúng với khả năng hoàn thành của mình. Đôi khi do áp lực từ cấp trên hoặc từ khách hàng, bạn có xu hướng đưa ra lời hứa mà chưa thật sự xem xét lại quỹ thời gian mình có. Điều này dẫn đến việc khi vào làm thực tế, dù đã hết sức "vắt chân lên cổ" bạn vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn bàn giao hay báo cáo. Chính vì thế, sau đâu là 6 lưu ý nhỏ bạn cần phải nắm khi được giao nhiệm vụ và deadline.
1. Xác định yêu cầu cụ thể
Bạn cần làm rõ xem nỗ lực mình sẽ bỏ ra hoặc những phần mình sẽ liên quan chính xác bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng.
2. Tìm kiếm nguồn hỗ trợ đúng đắn
Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline.
3. Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi
Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đấy đều vẫn có thể xảy đến.Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn.
4. Lên kế hoạch thật chi tiết
Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch tốt bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn về sau bấy nhiêu. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại.
5. Đặt ra yêu cầu tương tự với những người cùng tham gia nhóm dự án
Khi là một mắt xích, tất cả đều cần có bước quay đồng bộ với nhau thì mới đảm bảo được kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cũng cần yêu cầu những người khác tuân thủ theo deadline của họ để không ảnh hưởng ngược lại đến bạn. Nếu đó là quản lý, hãy lưu ý họ cần phê duyệt đúng thời hạn và nhấn mạnh nếu sếp không phản hồi đúng lúc thì công việc của bạn không thể tránh khỏi bị trì trệ; nếu đó là thành viên đồng cấp trong dự án, hãy luôn nhắc nhở họ theo dõi lịch làm việc và báo cáo chung.
6. Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc
Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng việc học cách làm chủ đời sống trực tuyến hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác.
Đúng deadline, tưởng không khó nhưng đôi khi khó không tưởng nếu bạn không thường xuyên tập luyện thói quen và kỷ luật cá nhân. Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc của mình.
Nguồn: CareerBuilder Vietnam
nguyen6495- Posts : 485
Join date : 31/07/2018
Similar topics
» Máy lạnh tủ đứng Midea - Máy lạnh tủ đứng Nagakawa - Top 2 thương hiệu thử đứng 3hp có giá rẻ
» 11bet đưa tin: Tip Vip – AS Roma vs Torino – 21h00 ngày 13/11/2022 – Đúng người đúng thời điểm
» Máy lạnh tủ đứng LG và máy lạnh tủ đứng Daikin 5hp - Lựa chọn tốt nhất cho công trình hiện nay
» Kinh nghiệm chọn mua máy lạnh tủ đứng tốt nhất- máy lạnh tủ đứng 5 hp
» Máy lạnh tủ đứng - 3 máy lạnh tủ đứng 10hp đáng chú ý hiện nay
» 11bet đưa tin: Tip Vip – AS Roma vs Torino – 21h00 ngày 13/11/2022 – Đúng người đúng thời điểm
» Máy lạnh tủ đứng LG và máy lạnh tủ đứng Daikin 5hp - Lựa chọn tốt nhất cho công trình hiện nay
» Kinh nghiệm chọn mua máy lạnh tủ đứng tốt nhất- máy lạnh tủ đứng 5 hp
» Máy lạnh tủ đứng - 3 máy lạnh tủ đứng 10hp đáng chú ý hiện nay
Trang 1 trong tổng số 1 trang
Permissions in this forum:
Bạn không có quyền trả lời bài viết
Yesterday at 8:40 pm by worksale
» Tủ xì gà Golden Fire GF735 – công nghệ bảo quản xì gà tự động
Yesterday at 1:37 pm by batluadocdao04
» Tủ xì gà Golden Fire GF333 làm quà biếu tặng cực đẳng cấp
Yesterday at 11:27 am by batluadocdao04
» Tủ giữ ẩm xì gà Golden Fire GF163 cửa kính, khay gỗ tuyết tùng
Yesterday at 11:16 am by batluadocdao04
» Tủ ướp lạnh cigar và rượu vang Golden Fire SC31-098 cao cấp
Yesterday at 11:09 am by batluadocdao04
» Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền và những hồ sơ cần chuẩn bị
Wed Apr 24, 2024 3:41 pm by Xoanvpccnh165
» BAO BÌ NƯỚC GIẢI KHÁT
Wed Apr 24, 2024 2:45 pm by volgaplastic
» Phụ Kiện Xì Gà Vip bán giá ưu đãi 4 tủ cigar Klarstein
Wed Apr 24, 2024 12:59 pm by batluadocdao04
» Những mẫu tủ điện xì gà Klarstein được lựa chọn nhiều nhất
Wed Apr 24, 2024 12:54 pm by batluadocdao04