Trả lời sao với câu hỏi về kỹ năng tổ chức?

Không sếp nào muốn giải quyết mớ hỗn độn của một nhân viên vô tổ chức: quá hạn deadline, các dự án đình trệ, thông tin sai lệch... Họ thà nhận một nhân viên thiếu kinh nghiệm còn hơn. Vậy bạn cần chứng minh được kỹ năng tổ chức, hệ thống hóa công việc ngay trong buổi phỏng vấn.


Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn

1. Cam kết về kỹ năng tổ chức
Khi đặt câu hỏi: “Bạn có kỹ năng tổ chức công việc không?” hoặc “Làm thế nào để bạn đảm bảo tính tổ chức trong công việc?”, tức là người phỏng vấn đang tìm kiếm sự yên tâm. Đầu tiên, hãy xác nhận nó một cách tự tin, với thái độ tích cực và giữ tốc độ nói bình thường để các từ được thốt ra rành rọt, chắc chắn: “Vâng, tôi có kỹ năng tổ chức và tôi có thể hoàn thành các nhiệm vụ”.

Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn.

2. Mô tả cách bạn hệ thống hóa
Một sai lầm khi gặp kiểu câu hỏi này là chỉ dừng lại ở việc trả lời mơ hồ hoặc chung chung. Người phỏng vấn thực sự muốn biết chi tiết: Chính xác thì bạn đảm bảo tính tổ chức bằng cách hệ thống hóa các đầu việc như thế nào? Bạn sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào? Bạn làm theo thói quen gì? Bạn giải quyết thứ tự ưu tiên ra sao?

Vậy hãy chia sẻ: Bạn có tạo file lịch trình hoặc lên danh sách việc cần làm không? Bạn có dùng các công cụ trên Trello để theo dõi nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án chung của nhóm không? Bạn có sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho cả tuần không? Bạn có dành 30 phút đầu tuần hoặc cuối tuần để xem lại lịch trình, khối lượng công việc và đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên không?


Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể

Hãy đảm bảo người phỏng vấn có đủ chi tiết để hình dung được quy trình làm việc của bạn.

3. Đính kèm quy trình với lý do
Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể, để chứng tỏ bạn chọn nó vì biết sẽ mang lại kết quả khác biệt, thay vì chọn chỉ vì tình cờ.

Ví dụ: bạn dùng Trello hoặc Slack để chia sẻ thông tin cập nhật với cả nhóm bởi vì 2 ứng dụng này đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin liên quan. Ứng dụng này cũng cho phép bạn nhận thông tin về sự cố và lập kế hoạch thay thế dựa trên thời hạn và phạm vi ngân sách đã vạch ra trước đó.

4. Tầm quan trọng của Giao tiếp và Hợp tác
Bạn cũng cần ý thức được rằng bối cảnh và khả năng giao tiếp liên quan mật thiết đến cách bạn tổ chức công việc. Bạn không thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ của mình nếu không giao tiếp tốt với những người khác để đôi bên đều hiểu nhu cầu và mong đợi của nhau.

Vì vậy, nên đề cập: “tôi có các cuộc họp hàng tuần với cấp trên để đảm bảo các nhiệm vụ ưu tiên đang đi đúng hướng”. Hoặc bạn duy trì việc cập nhật thông tin cho đồng nghiệp thông qua trao đổi trực tiếp và online ra sao.


Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ

5. Đảm bảo câu trả lời rành mạch, có hệ thống
Bạn có thể nói rất nhiều về kỳ vọng sẽ duy trì tổ chức ra sao, nhưng nếu câu trả lời của bạn như một mớ bòng bong, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi hoặc. Vậy, sắp xếp tư duy cho câu trả lời cũng nói lên tính tổ chức của bạn.

Mẹo là hãy chia câu trả lời thành các bước: “Đầu tiên, tôi lựa chọn phương pháp… Thứ hai… Thứ ba… Cuối cùng, khi có việc đột xuất hoặc nhiệm vụ khẩn cấp, tôi sẽ…”. Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ.

6. Đừng thể hiện ôm đồm
Bạn có thể cực kỳ tự tin vào kinh nghiệm và kỳ vọng sẽ xây dựng một quy trình hiệu quả khi nhận công việc mới. Nhưng đừng tham lam chia sẻ tất cả tham vọng đó mà không để ý thái độ người phỏng vấn. Hãy đưa ra lần lượt các ý, và tiếp tục trả lời cụ thể hơn, hoặc chia sẻ thêm thông tin khác nếu được nhà tuyển dụng hỏi đến. Hạn chế việc nói lan man, loãng chủ đề. Tốt nhất là: ngắn gọn, nhiệt huyết và đi đúng trọng tâm.

Lưu ý nhỏ
Đừng thể hiện là một “nhà tổ chức” cứng nhắc. Trong công việc luôn có những sự cố khiến hệ thống lệch khỏi quy trình ban đầu. Và người có kỹ năng tổ chức sẽ cần có cả khả năng linh hoạt để thích nghi với tình huống. Vị trí ứng tuyển càng cao, việc hiểu rõ tính hệ thống và kỹ năng tổ chức linh hoạt càng quan trọng.