Hợp thức hoá lãnh sự là gì?

Trong thời đại hội nhập, phát triển toàn cầu như hiện nay, số lượng người Việt Nam kết hôn, đi du học hoặc xuất khẩu lao động tại nước ngoài ngày càng tăng cao. Để thuận tiện trong việc quản lý, Nhà nước ta đã ban hành quy chế hợp thức hóa lãnh sự đối với các giấy tờ theo yêu cầu. Vậy hợp thức hóa lãnh sự là gì? Quy trình, thủ tục hợp thức hóa lãnh sự được quy định như thế nào? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm: Có nên thực hiện dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh lấy ngay trong 7 ngày không? Những rủi ro cần lưu ý

1. Hợp thức hóa lãnh sự là gì?

Hợp thức hóa lãnh sự là cách gọi khác của hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp thức hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và được sử dụng tại Việt Nam.

Trước khi hợp pháp hóa lãnh sự thì giấy tờ đó cần được chính quốc gia ban hành chứng nhận lãnh sự. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Đối với trường hợp ngược lại, những giấy tờ, tài liệu của nước ngoài thì luật pháp có quy định phải thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.


Cần lưu ý gì khi yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự?

- Được ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự mà không cần giấy ủy quyền;

- Có 03 cách nộp hồ sơ. Bạn có thể nộp trực tiếp, thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền. Hoặc nếu ở xa có thể gửi qua đường bưu điện;

- Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu đó được sử dụng (Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG);
- Phí hợp pháp hóa lãnh sự là: 30.000 đồng/lần. Trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thỏa thuận có quy định khác hoặc được miễn thu phí với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “theo nguyên tắc

2. Những loại giấy tờ không được hợp thức hóa lãnh sự

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu có mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ bị giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

- Giấy tờ theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam hoặc của nước ngoài.

4. Quy trình, thủ tục thực hiện hợp thức hóa lãnh sự

Thủ tục hợp thức hóa được chia ra 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Bước 1. Công chứng dịch thuật giấy tờ

Đầu tiên bạn có thể mang bản gốc đi dịch thuật công chứng ở công ty dịch thuật hoặc UBND cấp Quận, Huyện.

Bước 2. Chứng nhận lãnh sự

Bạn hãy truy cập vào Tờ khai online, điền đầy đủ thông tin vào tờ khai chứng nhận lãnh sự. Sau đó in ra và ký tên. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

- Tờ khai đã ký

- Bản gốc CCCD hoặc hộ chiếu

- Bản sao y/dịch thuật công chứng giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự

- Bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự


Bước 3: Thực hiện hợp thức hóa lãnh sự

Nếu bạn đang ở Việt Nam thì có thể nộp hồ sơ ở Đại sứ quán ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán ở TP Hồ Chí Minh. Thủ tục được thông báo chi tiết ở website của ĐSQ/TLS. Thông thường hồ sơ bao gồm 1 bộ hồ sơ gốc, 1 bộ hồ sơ photo:

- CCCD/ hộ chiếu

- Bản chứng nhận lãnh sự

- Bản gốc giấy tờ cần hợp thức hóa lãnh sự

Trường hợp 2: Hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Tương tự như hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam, giấy tờ, tài liệu này sẽ cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Sau đó chứng thực lãnh sự tại nước phát hành giấy tờ đó và đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp thức hóa lãnh sự.

5. Thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Cục Lãnh sự tại Hà Nội. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài. Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài bao gồm: Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, Lãnh sự…

Như vậy, trên đây là thông tin về vấn đề: Hợp thức hoá lãnh sự là gì? Ngoài ra, nếu như bạn có thắc mắc gì liên quan đến dịch vụ công chứng, xin vui lòng liên hệ theo thông tin: