5 quy tắc tối quan trọng khi gửi email tìm việc

Các thư ứng tuyển mà bạn gửi đi có thể tạo nên sự khác biệt, giúp bạn có được buổi hẹn phỏng vấn hoặc nhận được công việc mơ ước. Các nhà tuyển dụng luôn hình thành những ấn tượng đầu tiên về ứng viên ngay khi họ tiếp nhận các email, một hình thức giao tiếp chính thức của môi trường công sở. Dù bạn đã quen thuộc với các kỹ năng email hay chưa, điều quan trọng là bạn vẫn nên nắm thật kỹ các quy tắc “bất thành văn” khi gửi thư cho nhà tuyển dụng.

Bạn sẽ không bao giờ muốn một email không phù hợp hoặc kém chuyên nghiệp làm bạn lỡ mất công việc yêu thích. Và chắc chắn bạn cũng không muốn phải xấu hổ vì nội dung thư của mình trở thành chủ đề bị mổ xẻ và phê phán gay gắt trên các diễn dàn nhân sự. Dưới đây là 5 quy tắc về email bạn không nên bỏ qua khi tìm việc:

1. Tránh dùng địa chỉ email không nghiêm túc

Nếu địa chỉ email của bạn có thể bị xem là không chuyên nghiệp, hãy đăng ký một tài khoản mới dành riêng cho mục đích tìm việc. Rất may, hiện nay có rất nhiều dịch vụ email cho phép bạn tạo tài khoản miễn phí. Khá nhiều nhà tuyển dụng thậm chí không muốn mở thư xin việc hoặc đánh giá ứng viên thiếu nghiêm túc nếu họ thấy địa chỉ email gửi đến có dạng như conangxinhdep@gmail.com hoặc chang_trai_thang_chin@yahoo.com...


2. Kịp thời xác nhận thư đến và phản hồi theo cách thức phù hợp

Phản hồi các email đến một cách hợp lý và nhanh chóng là việc làm quan trọng. Bạn nên xác nhận rằng mình đã nhận được thư, ngay cả khi nội dung thư đến không cần câu trả lời. Nếu có thể, hãy phản hồi trong vòng tối đa 24-48 giờ sau khi nhận được email.

Khi bạn chưa chắc chắn về thời gian trống để tham dự phỏng vấn, hãy trả lời nhà tuyển dụng ngay lập tức và cho họ biết rằng mình đã nhận được email, bạn rất hào ứng về cơ hội gặp mặt. Bạn có thể đề nghị vào một thời gian khác hoặc nói rằng mình sẽ liên lạc lại với nhà tuyển dụng ngay khi có thời gian rảnh rỗi. Những dạng tin nhắn giữ kết nối liên tục như thế này cho thấy bạn là người chuyên nghiệp và tận tâm.

3. Giữ biểu tượng cảm xúc và lời bông đùa cho những tin nhắn hoặc email cá nhân

Bạn nên loại bỏ những câu chuyện cười và các biểu tượng cảm xúc ra khỏi các email gửi đến nhà tuyển dụng tiềm năng. Bạn cần chứng minh rằng mình rất nghiêm túc với cơ hội việc làm này. Ngoài ra, còn có một rủi ro là đôi khi vì thể hiện sự hài hước hoặc đùa giỡn không đúng chỗ, bạn khiến nhà tuyển dụng thấy như bị xúc phạm. Tốt nhất là không đụng đến bất kỳ biểu tượng cảm xúc hay câu từ thân mật, thiếu chuyên nghiệp nào cả, vì bạn sẽ không lường trước được phản ứng của người nhận.


4. Loại bỏ các tiếng lóng hoặc từ viết tắt trên internet

Có một số cụm từ quen thuộc như “ASAP” (as soon as possible), “BRB” (be right back), “TTYL” (talk to you later), “Plz” (please)… thường được sử dụng rộng rãi trên internet, email, tin nhắn điện thoại và đôi khi cả lúc chúng ta trò chuyện. Tuy nhiên, nhằm tạo ấn tượng tốt đẹp thì khi viết email tìm việc bạn tuyệt đối không nên sử dụng các cụm từ này, ngay cả khi bạn nghĩ rằng đó là cách giao tiếp thân thiện.

Bạn cần phải cho thấy một hình ảnh hết sức chuyên nghiệp và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt là cố gắng giành lấy công việc. Bên cạnh đó, cần phải nhớ đến khả năng là nhà tuyển dụng tiềm năng không hiểu được các tiếng lóng, đặc biệt khi họ không rành rẽ và hiểu biết nhiều về internet.

5. Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than và viết chữ hoa toàn bộ

Dấu chấm than đang được đánh giá cao và quá lạm dụng trong thời gian gần đây. Trong khi thực tế bạn có thể trình bày nội dung một mạch, đầy đủ từ đầu chí cuối mà không cần chấm than. Với nội dung một email tìm việc, bạn hoàn toàn có thể bày tỏ sự nhiệt tình với công việc cùng sự tự tin về kỹ năng chuyên môn mà không cần phải sử dụng các dấu chấm than.

Cũng lưu ý đừng viết hoa toàn bộ nội dung, vì cách trình bày email này tạo ấn tượng như bạn đang hét lên. Email là một công cụ mang tính cá nhân, mặc dù nó có tác dụng tốt để giao tiếp. Một nhà tuyển dụng tiềm năng, sẽ không khi nào muốn gặp bạn, nếu họ nghĩ rằng bạn đang la hét hoặc ra vẻ hạ cố với họ khi viết thư bằng rất nhiều chữ in hoa.

Hầu hết các chỉ dẫn này đều có thể áp dụng rất tốt vào cả công việc thường ngày. Hãy luôn nhớ nghe theo bản năng của mình trước khi nhấn vào nút “gửi” email. Nếu bạn có cảm giác rằng email của mình có thể gây hiểu nhầm hoặc trình bày chưa thích hợp, thì hãy chỉnh sửa lại hoặc đừng gửi đi. Bạn sẽ không muốn trở thành câu chuyện bàn tán như là một trường hợp sơ suất hay một email không phù hợp điển hình, đây chính là những điều sẽ khiến bạn có cảm giác muốn bỏ cuộc hoặc thậm chí đôi khi dẫn đến mất việc làm.

Nguồn: CareerViet